POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

PRESENTACIÓN

ASF SOLUCIONES con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 20121, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la empresa, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, ASF SOLUCIONES detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

ASF SOLUCIONES, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data2, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

DEFINICIONES PARA EFECTOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, ASF SOLUCIONES se considerará Responsable del

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

1 La Ley 1581 de 2012 tiene como objetivo: “[…] desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política […]”.

2 Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al

Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos que disponga la

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales sobre los que versa esta política es ASF SOLUCIONES S.A.S., identificado con NIT No. 900617221-5, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la dirección Calle 45A No. 77ª-10, Teléfono (+574) 322 0162, correo electrónico comercial@asfsoluciones.com y sitio web: www.asfsoluciones.com

Objetivo

Adoptar los lineamientos bajo los cuales opera el tratamiento de los datos personales, manejo de bases de datos, formas de almacenamiento, criterios de utilización, además de los fines con los que son coleccionados y usados, los derechos de los titulares y los procedimientos especiales en caso de consulta y reclamo; para fines diferentes a los meramente relacionados con evaluaciones médicas o de condiciones de salud; teniendo en cuenta que la información que contiene la historia clínica está amparada por la reserva legal, por lo que ASF SOLUCIONES cumpliendo con la legislación vigente no hace uso diferente de dichos datos, al permitido por la Ley.

Aplicación

Las disposiciones enunciadas en la presente política regulan de forma general los datos tratados por ASF SOLUCIONES de sus usuarios, empleados y clientes, la cual será recolectada por las dependencias y diferentes áreas de la estructura orgánica y funcional de ASF SOLUCIONES durante el desarrollo de su actividad comercial es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas legales sobre protección de datos personales y habeas data. En consecuencia, como titular de los derechos sobre las bases de datos, es el único actor que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de las mismas a terceros o a sus unidades de negocio o administrativas.

Tratamiento y finalidad de uso de los datos

ASF SOLUCIONES previa autorización escrita de su parte recopilará y almacenará sus datos personales para ejecutar las labores propias para el desarrollo del objetivo social de la empresa, suscripción de contratos y suministro de información, además de las siguientes:

Mantenerlo informado de servicios que puedan
Invitarlo a los eventos que puedan ser de su interés o que requieran de su participación.
Generar encuestas (para conocer su opinión de algún servicio o de nuestros estándares).
Mantener contacto
Gestión de tramites (Solicitudes, quejas y reclamos)
Efectuar encuestas de satisfacción respecto a los bienes y servicios ofrecidos
Para fines
Ofrecimiento de bienes y
Publicidad y
Alianzas
Contabilización.
Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá́ ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarias, y de terrorismo, abogados,
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias
Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
Facturación.
Autorizo a que dicha información sea compartida con terceros (Nacionales o extranjeros) para los efectos propios de la labor o actividad comercial o de negocios que desarrollé, desarrolló o llegare a desarrollar en favor de ASF SOLUCIONES S.A.S, para la presentación de ofertas, invitaciones privadas o públicas, licitaciones y demás actos o contratos o negocios en los cuales participe; así como para verificar las calidades y condiciones que manifiesto para ser contratado o prestar mis servicios a la Compañía o adquirir productos o servicios de

Los datos sensibles y/o personales podrán ser alojados fuera del territorio colombiano en herramientas tecnológicas, software y bases de datos adquiridas o licenciadas por la Compañía, empresas matrices, sociedades controlantes, filiales o subsidiarias de estas. Conozco que como titular de la información, me asisten los derechos previstos en las leyes 1266 de 2008 y 1581 de En especial, me asiste el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre mí así́ como presentar consultas y reclamos; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, en los casos en que sea procedente.

Queremos reiterarle que contamos con las herramientas tecnológicas y el recurso humano idóneo y competente, con el fin de asegurar que su información esté almacenada de forma segura, evitando el acceso no autorizado de terceras personas a sus datos personales, asegurando la confidencialidad y conservación de los datos.

Titularidad

Las personas naturales son titulares de sus datos personales. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de tales datos.

Reserva y confidencialidad

Todos los empleados de ASF SOLUCIONES se obligan a guardar confidencialidad sobre los datos personales con los que tengan contacto con ocasión del ejercicio de sus labores, obligación que perdura en el tiempo y no finalizará con la terminación de la relación laboral, pues esta obligación constituye un deber constitucional de no divulgar información íntima de las personas, sin una autorización previa. De igual forma la información que conozcan los profesionales en ejercicio de sus ocupaciones, están protegidas por el secreto profesional, por lo que no están autorizadas para divulgar dicha información.

Derechos del titular de los datos personales

Son derechos de los titulares de datos personales o información que repose en las bases de datos de la Empresa, además de los contemplados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos
Solicitar la prueba de su autorización para el tratamiento de
Ser informado respecto de su uso y de esta política.
Revocar la autorización o solicitar la supresión de éstos cuando sea
Presentar quejas ante los entes administrativos encargados de la protección de datos

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos por:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Datos sensibles:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por ASF SOLUCIONES S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

Datos de menores de edad:

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, ASF SOLUCIONES responderá y respetará el interés superior de estos, y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. ASF SOLUCIONES solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.

Autorización del titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por ASF SOLUCIONES S.A.S. en ejercicio de sus funciones legales o por orden
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las

Deberes de la Empresa en el manejo y tratamiento de los datos

La Empresa deberá asegurar en favor de los titulares de datos o información personal, además de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

Informar y garantizar el ejercicio de sus derechos
Atender las consultas, peticiones y reclamos
Utilizar únicamente los datos obtenidos mediante autorización, a menos que no requieran de
Respetar las condiciones de seguridad y
Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa

Peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de los datos personales, podrán presentar peticiones, consultas, reclamos y en general ejercer los derechos tendientes a la protección de datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, derechos que deberán ejercer de forma escrita ante ASF SOLUCIONES en calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos. Dichos comunicados deberán ser presentados en nuestras sedes de forma física o de forma electrónica a través del correo electrónico comercial@asfsoluciones.com.

Por otra parte, el área administrativa de ASF SOLUCIONES atenderá sus peticiones, consultas y reclamos de conformidad a lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos por este.

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ASF SOLUCIONES S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

Nombre e identificación del Titular
La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer

En caso que ASF SOLUCIONES S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, ASF SOLUCIONES S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, el encargado lo incluirá en los registros que lleve, señalando el motivo del mismo, la fecha de recibido y en general todos los datos necesarios para darle el trámite correspondiente y responder dentro de los términos establecidos.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, ASF SOLUCIONES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquier tipo de solicitud, petición o reclamación que realice un titular se deberá responder por el mismo canal en el cual se recibió, asegurando almacenar las respuestas en un medio que asegura su posterior consulta y reproducción.

Divulgación

A todos nuestros usuarios, trabajadores, clientes, proveedores y al público en general se les informa acerca de la existencia de la presente política de Tratamiento de Datos Personales a través del sitio web corporativo (www.asfsoluciones.com) se encuentra en el pie de pagina para el acceso a la presente política. El enlace podrá cambiar según el diseño o maquetación actual del sitio web, pero siempre estará visible para los visitantes.

Responsabilidad de la información

Los titulares son los únicos responsables de que los datos suministrados sean exactos y veraces, por lo que, en todo caso, asumen la responsabilidad sobre los mismos y las consecuencias que se deriven de la inexactitud o irrealidad de la información suministrada a ASF SOLUCIONES.

Tratamiento de datos previos

ASF SOLUCIONES, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares, podrá manifestarse por medio escrito. ASF SOLUCIONES, conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Considerando que ASF SOLUCIONES ha recolectado Datos Personales con anterioridad a la fecha de publicación y entrada en vigencia de la presente Política, así como del Decreto 1377 de 2013, se implementarán las siguientes medidas con el propósito de obtener la autorización y protección de Datos Personales:

ASF SOLUCIONES solicitará la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, así como poner en conocimiento de éstos la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a ASF SOLUCIONES y los

En caso de que los mecanismos de comunicación descritos en el numeral anterior impongan cargas desproporcionadas a ASF SOLUCIONES, o le sea imposible solicitar a cada Titular la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales y poner en su conocimiento la Política, se llevará a cabo una publicación en la página web de ASF SOLUCIONES asfsoluciones.com en el pie de página “Protección de Datos Personales” en el cual puedan los usuarios visualizar la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a ASF SOLUCIONES y los Encargados.

Otras Disposiciones

ASF SOLUCIONES recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la empresa.

Vigencia de la Política y las Bases de Datos

Esta política de Tratamiento de Datos Personales de ASF SOLUCIONES, rige a partir de la publicación de la misma.

Esta Política puede ser modificada por ASF SOLUCIONES en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web www.asfsoluciones.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrece ASF SOLUCIONES por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

Original firmado.