PRESENTACIÓN

 ASF SOLUCIONES con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 20121, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales de la empresa, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

 En esta Política, ASF SOLUCIONES detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

ASF SOLUCIONES, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, ASF SOLUCIONES se considerará Responsable del tratamiento

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

1. La Ley 1581 de 2012 tiene como objetivo: “[…] desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política […]”
2. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o jurídicas

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Activo de información: información, base de datos, documento, aplicación, infraestructura, servicio, equipo o recurso que tiene valor para ASF SOLUCIONES y que requiere medidas de protección.

Incidente de seguridad de la información: evento o conjunto de eventos que compromete o puede comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información.

Incidente relacionado con datos personales: situación que ocasiona o puede ocasionar destrucción, pérdida, alteración, divulgación, consulta, uso, transmisión o acceso no autorizado a datos personales.

Propietario o responsable del activo de información: persona o proceso encargado de determinar la clasificación, condiciones de acceso, uso autorizado, conservación y protección de un activo de información.

Anonimización: proceso mediante el cual los datos personales son transformados de forma que no sea posible identificar al Titular.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular

Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos que disponga la misma.

Principio de gestión de riesgos: ASF SOLUCIONES identificará y evaluará periódicamente los riesgos de seguridad y privacidad asociados con el tratamiento de datos personales. La evaluación considerará las amenazas, vulnerabilidades, probabilidad de ocurrencia, posibles impactos sobre los Titulares y las consecuencias legales, contractuales, operativas y reputacionales para la organización. Con base en los resultados de la evaluación, ASF SOLUCIONES definirá e implementará controles para evitar, reducir, transferir o aceptar los riesgos, dejando evidencia de las decisiones adoptadas y verificando periódicamente la eficacia de los controles implementadas.

Los cambios en sistemas, aplicaciones, proveedores, procesos, tecnologías, ubicaciones, modalidades de trabajo o finalidades de tratamiento deberán ser evaluados antes de su implementación, con el fin de identificar posibles afectaciones a la seguridad y privacidad de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales sobre los que versa esta política es ASF SOLUCIONES S.A.S., identificado con NIT No. 900617221-5, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la dirección Carrera 78ª #54-4, Teléfono (+574) 322 0162 o (+57) 301 207 0243, correo electrónico info@asfsoluciones.com y sitio web: www.asfsoluciones.com.

OBJETIVO

Adoptar los lineamientos bajo los cuales opera el tratamiento de los datos personales, manejo de bases de datos, formas de almacenamiento, criterios de utilización, además de los fines con los que son coleccionados y usados, los derechos de los titulares y los procedimientos especiales en caso de consulta y reclamo; para fines diferentes a los meramente relacionados con evaluaciones médicas o de condiciones de salud; teniendo en cuenta que la información que contiene la historia clínica está amparada por la reserva legal, por lo que ASF SOLUCIONES cumpliendo con la legislación vigente no hace uso diferente de dichos datos, al permitido por la Ley. Integrando la protección de los datos personales con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de ASF SOLUCIONES, asegurando que durante su recolección, almacenamiento, consulta, uso, transmisión, transferencia, conservación y eliminación se protejan su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

ALCANCE

La presente política aplica a los datos personales tratados en cualquier formato o medio, incluyendo documentos físicos, archivos digitales, correos electrónicos, sistemas de información, equipos de cómputo, dispositivos móviles, aplicaciones, plataformas en la nube, grabaciones de audio, fotografías, videos, copias de respaldo y demás medios utilizados por ASF SOLUCIONES.

Su cumplimiento es obligatorio para trabajadores, directivos, aprendices, contratistas, proveedores, aliados, consultores y terceros que, en desarrollo de sus funciones o servicios, tengan acceso a datos personales administrados por ASF SOLUCIONES. La obligación se mantendrá durante toda la relación contractual y continuará después de su terminación, cuando corresponda. 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE USO DE LOS DATOS

ASF SOLUCIONES previa autorización escrita de su parte recopilará y almacenará sus datos personales para ejecutar las labores propias para el desarrollo del objetivo social de la empresa, suscripción de contratos y suministro de información, además de las siguientes:

• Mantenerlo informado de servicios que puedan interesarle
• Invitarlo a los eventos que puedan ser de su interés o que requieran de su participación.
• Generar encuestas (para conocer su opinión de algún servicio o de nuestros estándares).
• Mantener contacto permanente
• Gestión de tramites (Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones)
• Efectuar encuestas de satisfacción respecto a los bienes y servicios ofrecidos
• Ofrecimiento de bienes y servicios
• Publicidad
• Alianzas
• Contabilización
• Gestión de proveedores y contratistas
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarias, y abogados.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias
• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
• Facturación.
• Autorizo a que dicha información sea compartida con terceros (Nacionales o extranjeros) para los efectos propios de la labor o actividad comercial o de negocios que desarrollé, desarrolló o llegare a desarrollar en favor de ASF SOLUCIONES S.A.S, para la presentación de ofertas, invitaciones privadas o públicas, licitaciones y demás actos o contratos o negocios en los cuales participe; así como para verificar las calidades y condiciones que manifiesto para ser contratado o prestar mis servicios a la Compañía o adquirir productos o servicios de la compañía
• Los datos sensibles y/o personales podrán ser alojados fuera del territorio colombiano en herramientas tecnológicas, software y bases de datos adquiridas o licenciadas por la Compañía, empresas matrices, sociedades controlantes, filiales o subsidiarias de estas. Conozco que, como titular de la información, me asisten los derechos previstos en las leyes 1266 de 2008 y 1581 de En especial, me asiste el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre mí así como presentar consultas y reclamos; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos, en los casos en que sea procedente.
• La transmisión, transferencia o entrega de datos personales se realizará utilizando canales y mecanismos autorizados por ASF SOLUCIONES. Antes de enviar la información se verificará la identidad del destinatario, su autorización para recibirla, la finalidad del envío y la cantidad mínima de datos necesaria.
• Los datos personales nunca serán enviados mediante cuentas de correo personales, aplicaciones de mensajería no autorizadas, dispositivos particulares, medios removibles sin protección ni plataformas que no hayan sido evaluadas por la organización.
• Cuando el nivel de riesgo lo requiera, la información se enviará cifrada, protegida mediante contraseña o utilizando mecanismos seguros de intercambio. Las contraseñas o claves de acceso serán comunicadas por un canal diferente al utilizado para transmitir la información.

Queremos reiterarle que, ASF SOLUCIONES cuenta con las herramientas tecnológicas y el recurso humano idóneo y competente, con el fin de asegurar que su información esté almacenada de forma segura, evitando el acceso no autorizado de terceras personas a sus datos personales, asegurando la confidencialidad y conservación de los datos.

TRATAMIENTO POR PROVEEDORES, ENCARGADOS Y SERVICIOS EN LA NUBE

ASF SOLUCIONES evaluará de manera previa y oportuna la capacidad de los proveedores, contratistas y / o aliados para que accedan, almacenen, transmitan o traten datos personales, exigiendo y asegurando el cumplimiento de los requisitos de seguridad de la información, privacidad y protección de datos aplicables.

Los contratos o acuerdos suscritos con los terceros establecerán, según corresponda:

• Las finalidades y límites del tratamiento autorizado.
• Las obligaciones de confidencialidad y seguridad
• Los controles mínimos de acceso, respaldo, cifrado y monitoreo.
• La prohibición de utilizar la información para fines diferentes a los autorizados.
• La obligación de reportar oportunamente incidentes de seguridad.
• Las condiciones para vincular subcontratistas.
• La ubicación en la cual se almacenarán los datos
• Las condiciones de devolución, portabilidad, conservación y eliminación de la información al finalizar el servicio.
• El derecho de ASF SOLUCIONES a solicitar evidencias, evaluaciones o auditorías sobre el cumplimiento de los requisitos acordados.

Cuando se utilicen servicios en la nube, ASF SOLUCIONES conocerá las responsabilidades compartidas entre la organización y el proveedor, así como los mecanismos disponibles para recuperar, trasladar o eliminar la información.

CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

ASF SOLUCIONES clasificará los datos personales de acuerdo con su naturaleza, sensibilidad, finalidad, restricciones legales y consecuencias derivadas de su divulgación, modificación, pérdida o acceso no autorizado.

Como criterio general, los datos personales deberán clasificarse como información confidencial o restringida, según corresponda. Los datos sensibles, biométricos, de salud, financieros, laborales, de menores de edad, credenciales de acceso y demás información que pueda afectar de manera significativa al Titular deberán contar con medidas reforzadas de protección.

La clasificación deberá ser tenida en cuenta para determinar las condiciones de almacenamiento, acceso, transmisión, respaldo, conservación, reproducción, impresión, transporte y eliminación. Los documentos, archivos o repositorios que contengan datos personales deberán identificarse de manera que los usuarios autorizados conozcan las condiciones aplicables para su manejo.

TITULARIDAD

Las personas naturales son titulares de sus datos personales. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de tales datos.

RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

Todos los empleados de ASF SOLUCIONES se obligan a guardar confidencialidad sobre los datos personales con los que tengan contacto con ocasión del ejercicio de sus labores, obligación que perdura en el tiempo y no finalizará con la terminación de la relación laboral, pues esta obligación constituye un deber constitucional de no divulgar información íntima de las personas, sin una autorización previa. De igual forma la información que conozcan los profesionales en ejercicio de sus ocupaciones, están protegidas por el secreto profesional, por lo que no están autorizadas para divulgar dicha información.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Son derechos de los titulares de datos personales o información que repose en las bases de datos de la Empresa, además de los contemplados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos
• Solicitar la prueba de su autorización para el tratamiento de ellos
• Ser informado respecto de su uso y de esta política.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de éstos cuando sea procedente
• Presentar quejas ante los entes administrativos encargados de la protección de datos personales.

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos por:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

DATOS SENSIBLES

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por ASF SOLUCIONES S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

DATOS DE MENORES DE EDAD

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, ASF SOLUCIONES responderá y respetará el interés superior de estos, y, además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor. ASF SOLUCIONES solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por ASF SOLUCIONES S.A.S. en ejercicio de sus funciones legales o por orden
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el cedula de ciudadanía

DEBERES DE LA EMPRESA EN EL MANEJO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 La Empresa deberá asegurar en favor de los titulares de datos o información personal, además de los establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

 ASF SOLUCIONES implementará medidas de seguridad proporcionales a la naturaleza y criticidad de los datos personales tratados. Estas medidas podrán comprender:

• Informar y garantizar el ejercicio de sus derechos
• Atender las consultas, peticiones y reclamos
• Utilizar únicamente los datos obtenidos mediante autorización, a menos que no requieran de esta
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad
• Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa
• Gestionar el inventario de bases de datos, repositorios, aplicaciones y documentos que contengan datos personales.
• Asignación de responsables sobre las bases de datos y activos de información.
• Acceso únicamente para personas autorizadas y de acuerdo con las funciones asignadas.
• Aplicación de los principios de mínimo privilegio y necesidad de conocer.
• Uso de mecanismos seguros de autenticación
• Revisión periódica de los permisos y retiro oportuno de accesos por cambios de cargo, terminación contractual o retiro del personal.
• Registro y monitoreo de accesos, consultas, modificaciones, transferencias y eliminaciones realizadas sobre información crítica
• Protección criptográfica de los datos personales durante su almacenamiento o transmisión, cuando su nivel de riesgo lo justifique.
• Generación de copias de respaldo y realización de pruebas periódicas de restauración.
• Protección contra software malicioso, fuga de información, pérdida de dispositivos y accesos remotos no autorizados.
• Custodia segura de documentos físicos
• Eliminación segura de documentos, archivos, equipos y medios que hayan contenido datos personales.

GESTIÓN DE USUARIOS Y CONTROL DE ACCESO

El acceso a los datos personales deberá ser autorizado por el propietario del activo de información o por el responsable del proceso correspondiente. Cada usuario deberá utilizar credenciales individuales, mantenerlas bajo reserva y abstenerse de compartirlas con otras personas.

Los permisos serán asignados de acuerdo con las responsabilidades del cargo y serán revisados periódicamente. Los accesos privilegiados o administrativos deberán mantenerse limitados, monitoreados y separados de las cuentas utilizadas para las actividades ordinarias.

Cuando una persona cambie de cargo, función, proceso o relación contractual, ASF SOLUCIONES modificará o retirará oportunamente los permisos que ya no sean necesarios. La terminación de la relación laboral o contractual deberá generar la desactivación de los accesos y la devolución de los activos de información asignados.

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS

Los titulares de los datos personales, podrán presentar peticiones, quejas, reclamos, consultas y en general ejercer los derechos tendientes a la protección de datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, derechos que deberán ejercer de forma escrita ante ASF SOLUCIONES en calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos. Dichos comunicados deberán ser presentados en nuestras sedes de forma física o de forma electrónica a través del correo electrónico pqrsf@asfsolucionessas.com

Por otra parte, el área de SGI de ASF SOLUCIONES atenderá sus peticiones, quejas y reclamos de conformidad a lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos por este.

Los Titulares o sus causas habientes que consideren que la información contenida en una base de datos de esta empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ASF SOLUCIONES S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

• Nombre e identificación del Titular
• La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
• La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
• Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer

En caso que ASF SOLUCIONES S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, ASF SOLUCIONES S.A.S. dará solución de acuerdo a los lineamientos del P-SGI-01 procedimiento peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Una vez recibido el reclamo completo, el encargado lo incluirá en los registros que lleve, señalando el motivo del mismo, la fecha de recibido y en general todos los datos necesarios para darle el trámite correspondiente y responder dentro de los términos establecidos.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, ASF SOLUCIONES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cualquier tipo de solicitud, petición o reclamación que realice un titular se deberá responder por el mismo canal en el cual se recibió, asegurando almacenar las respuestas en un medio que asegura su posterior consulta y reproducción.

GESTIÓN DE EVENTOS E INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Todo trabajador, contratista o tercero que identifique una pérdida, acceso no autorizado, envío equivocado, divulgación, alteración, eliminación, infección, fraude, suplantación, extravío de equipos o cualquier situación que pueda comprometer datos personales deberá reportarla inmediatamente a través de los canales definidos por ASF SOLUCIONES: Plataforma SIA.

ASF SOLUCIONES gestionará estos eventos conforme con su procedimiento de gestión de incidentes de seguridad de la información, incluyendo como mínimo:

• Registro y clasificación del incidente.
• Contención y protección de la información afectada.
• Preservación de registros y evidencias.
• Determinación de las causas, datos comprometidos y Titulares afectados.
• Evaluación del impacto y nivel de riesgo.
• Recuperación de los servicios y activos afectados.
• Comunicación a clientes, autoridades, Titulares u otras partes interesadas cuando resulte legal o contractualmente aplicable.
• Definición de acciones correctivas y lecciones aprendidas.

La información relacionada con el incidente deberá ser conocida únicamente por las personas autorizadas y conservada como evidencia del tratamiento efectuado.

DIVULGACIÓN

A todos nuestros usuarios, trabajadores, clientes, proveedores y al público en general se les informa acerca de la existencia de la presente política de Tratamiento de Datos Personales a través del sitio web corporativo (www.asfsoluciones.com). El enlace podrá cambiar según el diseño o maquetación actual del sitio web, pero siempre estará visible para los visitantes.

RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los titulares son los únicos responsables de que los datos suministrados sean exactos y veraces, por lo que, en todo caso, asumen la responsabilidad sobre los mismos y las consecuencias que se deriven de la inexactitud o irrealidad de la información suministrada a ASF SOLUCIONES.

TRATAMIENTO DE DATOS PREVIOS

ASF SOLUCIONES, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares, podrá manifestarse por medio escrito. ASF SOLUCIONES, conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
Considerando que ASF SOLUCIONES ha recolectado Datos Personales con anterioridad a la fecha de publicación y entrada en vigencia de la presente Política, así como del Decreto 1377 de 2013, se implementarán las siguientes medidas con el propósito de obtener la autorización y protección de Datos Personales:

1. ASF SOLUCIONES solicitará la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, así como poner en conocimiento de éstos la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a ASF SOLUCIONES y los encargados.
2. En caso de que los mecanismos de comunicación descritos en el numeral anterior impongan cargas desproporcionadas a ASF SOLUCIONES, o le sea imposible solicitar a cada Titular la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales y poner en su conocimiento la Política, se llevará a cabo una publicación en la página web de ASF SOLUCIONES www.asfsoluciones.com en el pie de página “Protección de Datos Personales” en el cual puedan los usuarios visualizar la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a ASF SOLUCIONES y los Encargados.

GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

ASF SOLUCIONES S.A.S informa que, como parte de sus controles de seguridad física y de la protección de las personas, los bienes y la información, cuenta con sistema de videovigilancia (CCTV) en sus instalaciones. Asimismo, durante el desarrollo de actividades corporativas, capacitaciones, reuniones, campañas y eventos institucionales, podrán capturarse fotografías y/o videos con fines de registro, divulgación institucional y conservación de la memoria organizacional.

Las imágenes y grabaciones obtenidas serán tratadas conforme a los principios establecidos en la normativa vigente sobre protección de datos personales, implementando las medidas técnicas, administrativas y organizacionales necesarias para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad. El acceso a este material estará restringido al personal autorizado y su uso se limitará exclusivamente a las finalidades para las cuales fue recolectado.

OTRAS DISPOSICIONES

ASF SOLUCIONES recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la empresa.
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad autorizada, las obligaciones contractuales, legales, fiscales, laborales, judiciales o administrativas aplicables.

ASF SOLUCIONES establecerá tiempos de retención para las diferentes categorías de datos personales y definirá responsables para verificar su cumplimiento. Una vez finalice el periodo de conservación, la información será eliminada, destruida, anonimizada o bloqueada de manera segura, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija conservarla.

La eliminación deberá comprender las copias disponibles en sistemas, documentos físicos, medios de almacenamiento, carpetas compartidas, equipos y demás repositorios controlados por la Empresa. En el caso de las copias de respaldo, la información se eliminará de acuerdo con los ciclos de retención establecidos y permanecerá protegida mientras continúe almacenada.

Cuando se destruyan documentos físicos, equipos o medios de almacenamiento, ASF SOLUCIONES utilizará mecanismos que impidan la recuperación o reconstrucción no autorizada de los datos personales.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y LAS BASES DE DATOS

Esta política de Tratamiento de Datos Personales de ASF SOLUCIONES, rige a partir de la publicación de la misma.
Esta Política puede ser modificada por ASF SOLUCIONES en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web www.asfsoluciones.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrece ASF SOLUCIONES por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

Original firmado por representante legal.

Publíquese y cúmplase.
Esta política tiene vigencia a partir del 03 de agosto de 2026